บริษัทบริการ 45 คนเคยใช้ฟอร์มกระดาษลางาน ส่งต่อลงนาม 3 วัน ฝ่าย HR คีย์ Excel ทุกสิ้นเดือน ผิดพลาดเรื่องวันลาคงเหลือบ่อย หลังใช้ระบบลางานออนไลน์เวลาประมวลลดจาก 3 วันเหลือครึ่งวัน และพนักงานเช็กวันลาคงเหลือเองได้
ระบบ HR ไม่ต้องใหญ่ เริ่มจากลางานและลงเวลาก็เห็นผลเร็ว
งานเอกสารที่ระบบช่วยตัดออก
พิมพ์ฟอร์ม ส่งต่อลงนาม เก็บแฟ้ม คีย์ซ้ำเข้า payroll ตอบแชตถามวันลา สรุปรายงานสิ้นเดือน ระบบรวมเป็นขั้นตอนเดียว
ลงเวลาควรออกแบบอย่างไรให้พนักงานไม่โกงและไม่รำคาญ
ลงเวลาเข้า-ออกผ่านมือถือหรือเครื่องสแกน มี GPS หรือ Wi-Fi จำกัดเมื่อจำเป็น หัวหน้าเห็นมาสายสะสม รายงาน OT ชัด โปร่งใสแต่ไม่ซับซ้อนเกินไป
เชื่อมกับเงินเดือนและนโยบายบริษัท
วันลาไม่จ่าย ลาป่วยมีใบรับรอง OT คำนวณตามกฎ ส่งออกให้ฝ่ายบัญชี ลดการคุยทางโทรศัพท์เรื่องสลิป
ตารางเปรียบเทียบก่อน-หลังระบบ HR
| กระบวนการ | กระดาษ | ระบบออนไลน์ | เวลาที่ประหยัด/เดือน |
|---|---|---|---|
| ยื่นลา | 1–3 วันรอลงนาม | อนุมัติภายในชั่วโมง | ~20 ชม. HR |
| สรุปวันลา | คีย์มือ 2 วัน | อัตโนมัติ | ~16 ชม. |
| ตอบถามยอดลา | แชต/โทรทุกวัน | พนักงานดูเอง | ~10 ชม. |
| รายงานผู้บริหาร | ทำมือสัปดาห์ละครั้ง | ดึงทันที | ~8 ชม. |
คำถาม HR
พนักงาน 20 คนคุ้มไหม
คุ้มเมื่อเวลา HR ถูกกินกับงานซ้ำมากกว่างานพัฒนาคน
กฎหมายแรงงานรองรับไหม
ระบบต้องเก็บหลักฐานตามนโยบายและระเบียบแรงงาน ออกแบบกับที่ปรึกษากฎหมายถ้าจำเป็น
เริ่มลางานก่อนหรือลงเวลาก่อน
ส่วนใหญ่เริ่มลางานก่อนเพราะ pain ชัด อ่านERP ราคาถูก SME